Gebäude unterliegen einem ständigen Wandel. Technische Anlagen werden umgerüstet oder erweitert, Komponenten altern, Instandhaltungsmaßnahmen werden durchgeführt und neue Anwendungen kommen hinzu. Gleichzeitig müssen regelmäßige Inspektionen fristgerecht durchgeführt, Unterlagen verfügbar gehalten und festgestellte Mängel behoben werden.

Wie behalten Sie als Facility-Manager den Überblick über all diese Aspekte des technischen Gebäudemanagements?

Der Personenaufzug ist ein gutes Beispiel aus der Praxis. Es handelt sich um ein einzelnes System, das jedoch verschiedene technische Komponenten, Umgebungsfaktoren, Unterlagen und Folgeanforderungen umfasst.

1. Prüfen Sie die Komponenten Ihrer technischen Anlagen

Moderne Aufzüge sind mit Systemen ausgestattet, die auch bei einem Stromausfall funktionsfähig sein müssen. Die Notsteuerung kann beispielsweise mit dauerhaft geladenen Batterien oder einer USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) betrieben werden.

Batterien und USV-Systeme haben eine begrenzte Lebensdauer. Regelmäßige Inspektionen sind daher wichtig. Wenn die erforderliche Notstromversorgung während der Inspektion ausfällt, führt dies zu einem negativen Inspektionsergebnis für den Aufzug.

Auch die Notfallkommunikation mit dem Notfalldienst erfordert Aufmerksamkeit. Das hierfür verwendete Modem wird ebenfalls batteriebetrieben. Diese Batterie muss im Bedarfsfall einwandfrei funktionieren.

Für einen Gebäudemanager ist es daher wichtig, sich nicht ausschließlich auf den Aufzug als Ganzes zu konzentrieren. Auch die Komponenten, die dessen sicheren Betrieb gewährleisten, müssen überwacht werden.

Dieser Grundsatz gilt im weiteren Sinne für die Gebäudesicherheit: Ein einzelnes technisches System kann aus mehreren Komponenten bestehen, von denen jede gewartet, geprüft oder überwacht werden muss.

Prüfung von Personenaufzügen

2. Gebäudesicherheit beschränkt sich nicht auf das System selbst

Auch die Umgebung, in der sich ein technisches System befindet, kann dessen sichere Nutzung und den unterbrechungsfreien Betrieb beeinflussen.

Bei Aufzügen ist beispielsweise eine ausreichende Beleuchtung der Haltestellen wichtig. Eine unzureichende Beleuchtung der Haltestellen erhöht die Stolpergefahr.

Auch Überschwemmungen im Gebäude können das Aufzugssystem beeinträchtigen. Der Aufzugsschacht befindet sich mindestens 1,50 Meter unterhalb der untersten Etage. Daher kann der Schacht im Falle einer Überschwemmung als Sammelstelle für Wasser dienen. Für Gebäudeverwalter ist es daher wichtig, mögliche Wassereinbrüche oder Überschwemmungen im Bereich des Aufzugssystems zu überwachen.

Auch die Temperatur im Maschinenraum verdient Beachtung. Hohe Temperaturen können dazu führen, dass der Aufzug in den Sicherheitsmodus wechselt und den Betrieb unterbricht. Insbesondere in Hitzeperioden ist dies daher nicht nur ein technisches Problem, sondern auch eine Frage der Verfügbarkeit und Kontinuität.

Für das Facility Management ist es daher hilfreich, technische Systeme nicht isoliert zu betrachten.

3. Gutes Facility-Management beginnt mit der Kontrolle über die Dokumentation

Der Betrieb eines sicheren Aufzugs bedeutet mehr als nur die Beachtung des Systems selbst. Auch die Pflege der ordnungsgemäßen Dokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers.

Die Königliche Verordnung über die Aufzugssicherheit legt fest, dass der Betreiber verantwortlich ist für:

die Risikoanalyseberichte;
die Unterlagen zu Modernisierungsprogrammen und deren Umsetzung;
Aufzeichnungen über die in den letzten 10 Jahren durchgeführten vorbeugenden Wartungsarbeiten;
die Berichte über vorbeugende Inspektionen der letzten 10 Jahre;
die Bedienungsanleitung, einschließlich Anweisungen für den manuellen Betrieb und den Notbetrieb;
die Wartungsanweisungen;
falls zutreffend: die EG-Konformitätserklärung.

Für das Facility-Management stellt dies eine große praktische Herausforderung dar: Wenn Informationen über E-Mail-Posteingänge, lokale Ordner, Wartungsunternehmen, Prüfstellen und verschiedene Kollegen verstreut sind, kann eine einfache Frage unerwartet viel Zeit in Anspruch nehmen.

Können wir heute nachweisen, was geprüft wurde, wann die Prüfung stattfand und welche Folgemaßnahmen erforderlich waren?

Dies macht das Dokumentenmanagement zu einem wesentlichen Bestandteil der Gebäudesicherheit und des technischen Gebäudemanagements.

Eine Person mit Schutzhelm und Handschuhen führt eine Inspektion oder Installation an einem Aufzugssystem in einem noch im Bau befindlichen Gebäude durch, wobei der Schwerpunkt auf Sicherheit, Technik und Qualitätskontrolle liegt.

4. Die Nachverfolgung von Inspektionen zu einem Prozess machen

Eine regelmäßige Inspektion ist nur ein Punkt im weitaus längeren Lebenszyklus einer technischen Anlage.

Nach einer Inspektion können Probleme auftreten, die weitere Maßnahmen erfordern. In der Zwischenzeit wird die vorbeugende Instandhaltung fortgesetzt, Systeme werden möglicherweise angepasst, und die nächsten Inspektionstermine rücken näher.

Wer mehrere Anlagen oder Gebäude verwaltet, hat daher mehrere Zyklen gleichzeitig im Gange.

Für das Facility Management geht es daher nicht nur darum, zu wissen, wann die nächste Inspektion stattfindet. Sie möchten auch in der Lage sein, vier Fragen schnell zu beantworten:

Wie ist der aktuelle Status? Welche kritischen technischen Anlagen verwalten wir?
Was steht an? Welche Inspektionen , Wartungspläne oder Maßnahmen müssen geplant werden?
Wo befindet sich die Dokumentation? Wo finden wir die aktuellsten Berichte und technischen Unterlagen?
Wer unternimmt den nächsten Schritt? Wer ist für offene Punkte verantwortlich?

Wenn diese Informationen über Kalender, Tabellenkalkulationen, E-Mail-Posteingänge und verschiedene Verantwortliche verstreut sind, hängt die Weiterverfolgung schnell von bestimmten Personen ab. Und genau hier entsteht Fragmentierung.

5. Gebäudesicherheit im Facility Management: Alles in einer einzigen Übersicht zusammenführen

Letztendlich ist ein Aufzug nur ein Bestandteil eines Gebäudes.

Je nach Umgebung verwaltet ein Facility-Team auch elektrische Anlagen, Ladestationen, Solaranlagen, Brandschutzausrüstung, Hebezeuge und andere technische Systeme. Jeder Bereich hat seine eigenen Schwerpunkte, Dokumente und Nachverfolgungspläne.

Und Gebäude verändern sich ständig. Eine Ladestation wird hinzugefügt. Ein Schaltschrank wird erweitert. Ein Aufzug wird modernisiert. Ein Technikraum wird umgenutzt.

Diese Veränderungen können sich wiederum auf Inspektionen, Dokumentation, Planung und weitere Folgemaßnahmen auswirken.

Deshalb beginnt die Gewährleistung der Gebäudesicherheit nicht mit einer weiteren separaten Checkliste. Sie beginnt mit einer festen Struktur, die es Ihnen ermöglicht, dieselben Fragen über verschiedene Systeme, Gebäude und Standorte hinweg zu beantworten.

Transparenz. Planung. Nachweis. Nachverfolgung.

Auf diese Weise verlagert sich das technische Gebäudemanagement von der Reaktion auf auftretende Probleme hin zur systematischen Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Gebäude.

Wie viel Kontrolle haben Sie heute über die Gebäudesicherheit?

Mit der steigenden Anzahl von Gebäuden, technischen Anlagen und Beteiligten wird die Nachverfolgung immer komplexer.

Aus diesem Grund hat Normec BTV den praktischen Leitfaden „Die Gebäudesicherheit im Facility Management im Griff“ entwickelt. Es handelt sich dabei nicht nur um eine weitere technische Checkliste, sondern um ein praktisches Rahmenwerk, mit dem Sie Ihren aktuellen Ansatz kritisch bewerten können.

In dem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die technische Sicherheitsüberwachung Ihrer Gebäude strukturierter gestalten können:

kritische Systeme pro Gebäude oder Standort identifizieren;
wichtige Inspektions- und Überwachungspunkte strukturieren;
Berichte und technische Informationen übersichtlich und leicht abrufbar zu halten;
Änderungen an Systemen in Ihren Überwachungsprozess einbeziehen;
die Ergebnisse in konkrete Maßnahmen umsetzen.

Der Leitfaden fasst dies in vier Säulen zusammen: Transparenz, Planung, Nachweisführung und Nachverfolgung.

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